Centre de service / Logistique

La gestion de matériel est un module complet de gestion de stock de votre dépôt.

Les mouvements d’entrée en stock, les transferts de chantier à chantier ou de chantier vers stock génèrent une facturation mensuelle par chantier selon un calendrier général, par chantier ou par article.

Les taux de location des matériels, outillages et engins, les prix de vente des consommables ainsi que d’autres dépenses de type prestations de la main d’œuvre, des machines et transports constituent le coût du chantier.

L’intérêt final est de disposer rapidement de la localisation et de l’historique par article ou par chantier.

• Les livraisons d’articles sur chantier peuvent être acheminées par transport ou par enlèvement.
• Des contrôles VCA et SECT sont encodables par article et par chantier.
• Un système de notifications automatiques avec envoi par mail peut être mis en place (VCA SECT, date dépassée, date butoir et liste des articles pas en ordre, quantité stock min proche ou atteint).
• Les annexes et pièces jointes des articles et bons de transfert font l’objet d’une gestion documentaire avec recherche élaborée.
• En ce qui concerne la partie mobile, une douchette peut être utilisée pour scanner les articles en entrée/sortie ainsi que la tablette pour des interventions en dépôt ou sur chantier.

Les catalogues comprennent les 3 tables importantes d’articles :

• Matériels et Outillages (articles loués ou vendus sur chantier)
• Matériaux et consommables (articles vendus)
• Engins et véhicules (articles loués)

Les fiches articles sont décrites dans des onglets détaillés d’informations techniques et administratives (Identification, Stock, Dates, Caractéristiques, Tarifs, Annexes GED, Photos, …).

Engins et véhicules :

Des champs obligatoires comme le département, la catégorie/sous-catégorie et des notions importantes de déclassé, non facturable, indépendant du stock, sont utiles pour bien identifier l’article.

Le module des locations/ventes est la partie de l’application où les bons de transferts (mouvements de matériel) sont répertoriés.

Il peut s’agir de mouvements d’entrée en stock, de sorties de stock, de commandes de chantier à chantier, de retours chantiers…

• Entrées
  • Les bons d’entrée se font d’office sur le chantier stock de la configuration ou de la catégorie/sous-catégorie ou de l’article.
  • Un bon d’entrée peut aussi être automatiquement créé à la validation d’un nouveau matériel dans les catalogues.
• Demandes
  • Les demandes faites au magasinier peuvent être saisies rapidement à la volée (aide mémoire).
  • Elles sont ensuite adaptées avant d’être converties en ordres de commande puis en commandes.
• Ordres de commande
  • Les ordres de commande permettent à préparer la commande et seront visibles dans le planning prévisionnel.

Commandes :

Les commandes pourront soit être livrées ou prêtes à être livrées. Dans le dernier cas, elles seront visibles dans le module transport/livraison.

• Retours
  • Les retours correspondent aux transferts de chantiers vers stock. Les articles peuvent se voir affectés d’un coefficient de dévalorisation (dégradation)

DEMANDES DE PRIX-COMPARATIFS-COMMANDES

Les demandes de prix de matériel neuf ou provenant des catalogues sont envoyées à différents fournisseurs.

Elles sont associées éventuellement de pièces jointes pour documenter les articles.

L’envoi de ces demandes se fait par mail.

Ensuite les offres de prix de chaque fournisseur sont encodées pour être finalement comparées dans un tableau détaillé où apparaissent les offres complètes/incomplètes, moins chères et plus chères,…des ristournes peuvent aussi être ajoutées.

A partir du tableau de comparatif, le fournisseur retenu se voit affecté d’un bon de commande.

Il peut être imprimé ou envoyé par mail.

Une commande rapide et directe (sans demande de prix ni comparatif) est bien sûr réalisable.

Le bilan complet des commandes peut être visualisé par fournisseur, par article.

Le bon de commande du fournisseur peut automatiquement devenir un bon d’entrée en stock.

Les prestations sont de 2 types : prestations des véhicules sur chantier comme par exemple les frais de déplacement et les prestations de la main d’œuvre sur chantier.

Prestations des véhicules :

Prestations de la main d’oeuvre :

Le planning affiche par catégorie d’articles et articles, une vue par jour, par semaine ou par mois de la localisation sur chantier.

En mode édition, il est possible d’ici de réaliser des commandes ou des retours de l’article comme dans les locations/ventes.

Pour un article bien précis, on peut aussi ouvrir une fenêtre d’historique détaillé de tous les mouvements.

De plus, CDS affiche les quantités en stock et sur chantier dans le cas de matériel non unique ou sur une sélection d’une catégorie/sous catégorie.

En vert se trouve le nombre d’articles sur chantier et en bleu sur stock.

Dans ce module, on définit aussi les calendriers chantiers par rapport au calendrier général.

Seuls les jours ouvrables sont pris en compte dans la facturation chantier.

De plus, nous pouvons définir un tarif spécifique pour certains jours.

Encodage des contrôles (OK, infraction, remarque) par chantier, par article, par sélection d’article.

La configuration de CDS permet d’avoir des notifications automatiques (alertes) VCA SECT x jours avant la date butoir.

Pour chaque type de contrôle, on peut voir le matériel :

• qui est en dépassement de date
• qui est proche de la date d’échéance
• qui n’est pas en ordre VCA/SECT

Des contrôles sont aussi faits sur tous les bons des locations/ventes qui ne sont pas terminés (pas totalement livrés) et sur les articles qui sont proches du stock minimum ou dont le stock minimum est atteint.

Dans ce module, vous allez pouvoir clôturer la période avant de facturer.

La « dé clôture » permet de retirer la clôture d’une période pour faire des modifications de mouvements.

La facturation mensuelle par chantier peut être imprimée ou envoyée vers Excel.

Celle-ci tiendra compte des tarifs appliqués sur article, des calendriers général et par chantier, de la notion de loué ou vendu, de la notion de non facturable, …

Le matériel vendu est directement facturé sur le chantier alors que le matériel loué est facturé selon le nombre de jours ouvrables du mois.

La facturation permet aussi de générer une OD analytique.

Vous pouvez consulter l’historique des mouvements pour un matériel et sa localisation sur chantier.

Des filtres par article, par chantier, par secteur, par catégorie sont possibles pour limiter et accélérer la recherche.

Par article et par chantier :

Vous pouvez aussi consulter l’historique de toutes les notifications manuelles ou automatiques (Contrôles VCA/SECT).

Mise en place d’un site internet avec module e-commerce.

• Accessible partout (online) et sur tout support
• Accès sécurisé
• Catalogue synchronisé
• Récupération des commandes